BAB 6 : POLA MANAJEMEN KOPERASI

1. Pengertian Manajemen dan Perangkat Organisasi

Dalam hal manajemen menunjukkan kepada proses, maka James A.F Stoner (1986) mengemukakan bahwa manajemen dapat diberi batasan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian, sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kelima fungsi tersebut sebagai kunci keberhasilan suatu manajemen dapat pula ditambahkan dua fungsi lain, yaitu : pengkomunikasian dan pemotivasian.

            Menurut Undang-Undang No.12 tahun1967 tentang Pokok-Pokok Perkoperasian pasal 19, alat perlengkapan organisasi koperasi terdiri dari rapat anggota, pengurus, dan badan pemeriksa. Menurut Undang-Undang RI No.25 tahun 1992 pasal 21 tentang Perkoperasian dinyatakan bahwa perangkat organisasi koperasi terdiri dari rapat anggota, pengurus dan pengawas. Jadi berdasarkan Undang-Undang diatas pengelola dan manajer tidak dimasukkan dalam perangkat organisasi koperasi. Hal ini dikarenakan adanya unsur demokrasi koperatif yang terkandung dalam koperasi yaitu bahwa kendali dan tanggung jawab dari pengelola koeprasi itu berada di tangan para anggotanya, sedangkan manajer bukan anggota koperasi. Namun manajer mempengaruhi terhadap keberhasilan usaha, maka wajar jika manajer sebagai salah satu komponen dari manajemen koperasi.

2. Rapat Anggota

Rapat anggota merupakan suatu kesempatan bagi pengurus untuk melaporkan kepada para anggota tentang kegiatan-kegiatan selama tahun yang lalu dan menelaah rencana kerja tahun mendatang untuk meningkatkan usaha koperasi. Rapat anggota diambil berdasarkan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Dalam rapat, anggota bebas mengemukakan pendapat, memberikan pandangan dan tanggapan serta saran demi kemajuan usaha koperasi. Keputusan rapat anggota diambil berdasarkan musyawarah untuk mencapai mufakat dan keputusan akan diambil suara terbanyak apabila tidak tercapai mufakat. Satu anggota mempunyai satu suara dan anggota yang tidak hadir tidak dapat diwakilkan oleh orang lain. Jadi pemungutan suara dilakukan oleh anggota yang hadir. Anggota koperasi yang belum memenuhi syarat keanggotaan (contohnya : belum melunasi simpanan pokok) boleh hadir dalam rapat tetapi sebagai pendengar saja.

Menurut Undang-Undang No.25 tahun 1992, rapat anggota menetapkan :
·         Anggaran dasar
·         Kebijaksanaan umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi.
·         Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas.
·         Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta pengesahan laporan keuangan.
·         Pengesahan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya.
·         Pembagian sisa hasil usaha.
·         Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.

Rapat anggota diadakan paling sedikit 1 kali dalam setahun, sehingga disebut Rapat Anggota Tahunan (RAT). Koperasi akan mengadakan Rapat Anggota Luar Biasa (RALB) apabila anggota menilai bahwa pengurus telah melakukan kegiatan yang bertentangan dengan kepentingan koperasi dan menimbulkan kerugian terhadap koperasi serta dibutuhkannya keputusan segera demi kepentingan bersama.

Kegiatan dalam rapat anggota harus dicatat oleh sekretaris dan dibuatkan suatu notulen rapat. Notulen itu ditanda tangani oleh ketua pengurus atau pimpinan sidang dan sekretaris.

Notulen rapat ini umumnya memuat :

·         Daftar hadir

·         Tanggal dan tempat rapat diadakan

·         Acara rapat

·         Inti pembicaraan rapat

·         Keputusan dan/atau kesimpulan yang diambil oleh rapat anggota

3. Pengurus

Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi setingkat dibawah rapat anggota. Pengurus mempunyai kewenangan untuk mewakili koperasi sebagai badan hukum. Pengurus dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota, untuk masa jabatan 5 tahun.

Berikut merupakan syarat-syarat mengangkat pengurus anggota koperasi, diantaranya :

a)      Mempunyai sifat jujur dan trampil kerja

b)    Mampu dan cakap untuk mengambil keputusan demi kepentingan organisasi

c)  Mampu bekerja sama dengan anggota pengurus yang lain sebagai sebuah tim kerja dan mendukung keputusan yang diambil dengan musyawarah untuk mufakat/ suara terbanyak

d)     Tidak memberi keistimewaan khusus bagi diri sendiri, saudara dan kawan-kawannya

e)      Tidak memperbincangkan dengan pihak luar persoalan yang sifatnya rahasia dengan pihak luar

f)       Mempunyai pikiran yang maju agar dapat membantu mengembangkan koperasi

g)      Mempunyai pengetahuan dan pengalaman tentang organisasi koperasi

h)      Menyediakan waktu untuk menghadiri rapat pengurus

Menurut Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 30 ayat 1 menjelaskan tugas pengurus sebagai berikut :
·    Mengelola koperasinya dan usahanya
·    Mengajukan rancangan rencana kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi
·     Menyelenggarakan rapat anggota
·      Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
·      Memelihara daftar buku anggota dan pengurus

Sedangkan dalam pasal 30 ayat 2 menjelaskan bahwa wewenang pengurus sebagai berikut :

·  Mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan
· Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar
·  Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi dengan tanggung jawabnya dan keputusan rapat anggota

Pengurus bertanggungjawab mengenai segala kegiatan pengelolaan koperasi dan usahanya kepada rapat anggota atau rapat anggota luar biasa. Dalam Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 34 menjelaskan bahwa apabila koperasi mengalami kerugian, pengurus, baik bersama-sama maupun sendiri menanggung kerugian yang diderita koperasi karena tindakan yang dilakukan dengan kesengajaan atau kelalaiannya. Apabila dilakukan dengan kesengajaan, tidak menutup kemungkinan bagi penuntut umum untuk melakukan penuntutan.

Pada tingkat primer umumnya diisi oleh 4 orang. Sedangkan pada tingkat sekunder, terutama pada tingkat induk bisa terdiri lebih dari 5 orang. Berdasarkan keputusan RAT tahun 1997, jabatan pengawas telah ditiadakan. Untuk mengelola kegiatan operasionalnya, pengurus mengangkat 4 orang anggota direksi, salah satunya direktur utama.

Susunan pengurus terdiri dari :

Ø  Ketua Umum

Ø  Ketua I

Ø  Ketua II

Ø  Sekretaris I dan Sekretaris II

Ø  Bendahara I dan Bendahara II

Ø  Anggota Pengurus I,II dan III

Pengurus tersebut sehari-hari berada di kantor dan memutar roda kegiatan pusat koperasi tersebut.

Sesuai dengan Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 35 dinyatakan bahwa  “setelah tahun buku koperasi ditutup, paling lambat 1 bulan sebelum diselenggarakan rapat anggota tahunan”. Pengurus menyusun laporan keuangan tahunan yang memuat sekurang-kurangnya :

a.   Perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca akhir tahun buku yang baru lampau dan diperhitungkan hasil usaha dari tahun yang bersangkutan serta penjelasan atas dokumen tersebut.

b.      Keadaan dan usaha koperasi serta hasil usaha yang dapat dicapai.

Laporan keuangan tahunan tersebut ditandatangani oleh semua anggota pengurus. Bila salah satu anggota tidak menandatangani laporan keuangan tahunan, maka harus memberikan alasan yang jelas secara tertulis.

4. Pengawas

Pengawas koperasi merupakan perangkat organisasi koperasi yang dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota. Pengawas bertanggung jawab kepada rapat anggota. Syarat menjadi pengawas yaitu tidak boleh merangkap jabatan sebagai pengurus, karena apabila terjadi rangkap jabatan laporan hasil pengawasan diragukan obyektivitasnya.

Peranan pengawasan yang dilakukan oleh pengawas sebagai berikut :
a.       Memberikan bimbingan kepada pengurus, karyawan, ke arah keahlian dan ketrampilan.
b.      Mencegah pemborosan bahan, waktu, tenaga dan biaya agar tercapai efisiensi perusahaan koperasi
c.       Menilai hasil kerja dengan rencana yang sudah ditetapkan
d.      Mencegah terjadinya penyelewengan
e.       Menjaga tertib administrasi secara menyeluruh

Dalam Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 39 ayat 1, menjelaskan bahwa tugas pengawas adalah sebagai berikut :

a)      Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi

b)      Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan

Sedangkan dalam Undang-Undang No.25 tahun 1992 pasal 39 ayat 2, menjelaskan bahwa wewenang pengawas sebagai berikut :

a)      Meneliti catatan yang ada pada koperasi

b)      Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan

Isi laporan pengawas paling tidak harus memuat/menyangkut hal-hal berikut :

1.  Perkembangan usaha selama satu periode dan dibandingkan dengan kondisi periode buku yang lalu. Dilengkapi dengan penjelasan tentang sebab kemajuan atau kemunduran dari koperasi.

2.      Perkembangan keuangan,simpanan anggota maupun pinjaman-pinjaman yang telah dilakukan.

3.      Perkembangan harta kekayaan perusahaan koperasi.

4.  Uraian tentang pelaksanaan keputusan-keputusan rapat anggota beserta alasannya, jika ternyata ada keputusan yang belum dilaksanakan oleh pengurus.

5.      Perkembangan hubungan kerja antara pengurus, karyawan dan manajer/pengelola.

6.      Kesimpulan pemeriksaan dan saran untuk kemajuan koperasi.

Apabila laporan pengawas kepada rapat anggota tidak diterima oleh pengurus koperasi, maka untuk menyelesaikannya pengurus tidak diperkenankan mempengaruhi opini anggota pengawas. Pengurus berhak dan wajib memberi keterangannya tersendiri kepada rapat anggota dan tembusannya diberikan pengawas.

5. Manajer

Pada dasarnya koperasi memerlukan seorang manajer untuk menjalankan kegiatan usahanya. Peranan manajer dikaitkan dengan volume usaha, modal, kerja, dan fasilitas yang diatur oleh pengurus. Bagi koperasi yang sederhana pengurus sekaligus bertindak sebagai manajer, sedangkan bagi koperasi yang besar perlu manajer sesuai dengan luas lingkup kegiatan dan struktur organisasinya. Rencana pengangkatan manajer diajukan kepada rapat anggota untuk mendapat persetujuan. Sedangkan pemilihan dang pengangkatan pengelola usaha dilaksanakan oleh pengurus. Manajer harus pandai menggunakan dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia yang berada dibawah wewenangnya.

Berdasarkan tingkatan atau ruang lingkup kegiatan manajer dibagi menjadi 3, antara lain :

1)      Manajemen Puncak

Manajemen puncak bertanggung jawab langsung kepada pengurus. Dan bertanggung jawab atas manajemen bidang usaha dari koperasi secara menyeluruh.

2)      Manajemen Menengah

Manajemen menengah ini memberi pengarahan-pengarahan kegiatan kepada manajer bawahan. Jika manajer puncak memberik kebijaksaan operasional dan pemecahan masalah lingkungan organisasi maka manajer/manajemen menengah bertanggung jawab terhadap implementasi kebijaksanaan organisasi.

3)      Manajer Lini Pertama atau Bawahan

Manajer lini pertama ini bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain (bawahannya) dan memberikan pengarahan kepada mereka.

Seorang manajer yang baik harus memiliki kualifikasi sebagai berikut :

a.       Harus cakap dan memiliki technical skill, kemampuan memecahkan maslaah sumber daya secara fisik.

b.      Memiliki executive skill, kemampuan memecahkan masalah yang berkaitan dengan SDM.

c.    Harus kreatif, mampu menciptakan ide, metode atau cara baru dalam pekerjaan sehingga lebih efektif dan efisien.

d.      Mempunyai pandangan jauh kedepan.

e.       Mempunyai jiwa kepemimpinan, sehingga dipatuhi oleh bawahan.

f.       Memiliki organizational skill sehingga mampu menjabarkan kegiatan operasional.

g.      Mampu mengambil keputusan secara tepat dan cepat.

h.      Mampu bekerja sama dengan orang lain.

i.        Mampu memadukan dan mengakomodasi perbedaan pandangan dari bawahan.

Sedangkan tugas dan wewenang manajer , anatara lain :

ü  Memimpin kegiatan usaha yang telah digariskan oleh pengurus

ü  Mengangkat atau memberhentikan karyawan koperasi atas kuasa dan/atau persetujuan pengurus.

ü  Membantu pengurus dalam menyusun anggaran belanja dan pendapatan koperasi.

ü  Melaporkan secara teratur kepada pengurus tentang pelaksanaan tugas yang diberikan dan jika perlu dapat memberikan saran perbaikan / peningkatan usaha yang dilakukan.

ü  Mempertanggungjawabkan mengenai pelaksanaan tugas kepada pengurus koperasi.

6. Pendekatan Sistem Pada Koperasi

Menurut Draheim koperasi mempunyai sifat ganda yaitu :

1.     Pendekatan Sosiologi : organisasi dari orang-orang dengan unsur eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial.

2.     Pendekatan Neo Klasik : perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar.

Interpretasi Dari Koperasi Sebagai Sistem

Dalam koperasi terdapat Sosio Technological yaitu kompleksitas dari perusahaan koperasi yang berarti sebagai suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem ini menimbulkan terjadinya hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sistem terbuka dan ditujukan pada target serta dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.

Comparative Combine

Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain.

Tugas Usaha Pada Sistem Komunikasi (BCS)

Sistem hubungan antara unit-unit usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari perusahaan koperasi untuk unit usaha anggota mengenai beberapa tugas perusahaan.

Sistem Komunikasi Antar Anggota

Hubungan antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan. Sistem komunikasi antar anggota ini meliputi pembentukan sistem target dalam koperasi gabungan.

Sistem Informasi Manajemen Anggota

Manajemen memberikan informasi pada anggota koperasi, informasi yang khusus untuk penganalisaan hubungan organisasi dan pemecahan persoalan seoptimal mungkin.

Sumber :

Muhammad Firdaus dan Agus Edhi Susanto, 2002, Perkoperasian Sejarah,Teori dan Praktek, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta

http:/canyapramesthirm.blogspot.co.id/2013/11/koperasi-6.html, Canya Pramesthi, Posted : 20 November 2013